Juntar as contas a pagar de um período numa lista, para alguém decidir o que autorizar, é trabalho manual quando não existe uma rotina para isso: planilha à parte, e-mail para o gestor, e nenhum controle de quem já olhou o quê. O lote de pagamentos existe para isso: o time administrativo monta a lista, o gestor decide, e montar o lote sozinho não libera pagamento nenhum.
Escolher o período e as contas do lote
O time administrativo informa o período de vencimento e a conta bancária de onde o pagamento sairia, e a consulta traz as contas a pagar daquele período com histórico, fornecedor, vencimento e valor. Selecionar todas ou marcar uma a uma, com o total somando na hora, é a lista que o gestor vai analisar. Vale dar um nome que ele entenda sozinho, porque lote sem descrição aparece em branco na listagem.
A mesma conta pode entrar em mais de um lote
Quando o caixa não cobre o total do período, dá para dividir: uma conta a pagar pode fazer parte de mais de um lote, o que permite aprovar em partes em vez de tudo de uma vez ou nada. O lote também pode ser ajustado depois de criado, com filtro por fornecedor e conta bancária, e uma coluna de Status que mostra o que já está vinculado, disponível ou já autorizado pelo gestor — esse último não pode mais ser retirado do lote.
Montar o lote não paga nada
O lote é só uma lista enviada para análise: nenhuma conta é alterada, nenhuma baixa acontece e nenhum arquivo de remessa é gerado neste passo. A aprovação em si é feita pelo gestor, e a baixa de fato continua em Contas a Pagar, depois de aprovada. Um lote que já tem alguma conta autorizada não pode mais ser excluído — qualquer ajuste precisa ser feito antes de qualquer aprovação.