Acompanhar uma obra costuma significar uma planilha à parte: etapas, orçamento e despesas anotados num arquivo que não conversa com o financeiro de verdade da empresa. Cada conta paga ao fornecedor da obra vira um lançamento duplicado, um na planilha, outro no contas a pagar, e o orçado nunca se compara direito com o que realmente saiu do caixa.
As etapas certas, com os pesos somando 100, sem montar à mão
Montar as etapas de uma obra do zero é trabalho fácil de errar, principalmente nas fases que não são de canteiro — cartório, incorporação, licenças — que costumam ficar de fora quando a lista é feita na correria. A rotina de etapas com IA parte do tipo de empreendimento (loteamento ou edifício) e monta o conjunto inteiro de uma vez: 10 etapas para loteamento, 12 para edifício, cada uma com um peso sugerido que já soma 100. Esse detalhe importa porque o avanço da obra inteira é calculado pela média ponderada desses pesos — uma soma errada, feita à mão, distorce o percentual sem que ninguém perceba na hora. O modelo é ponto de partida, não regra fixa: depois de aplicado, tudo continua editável, renomear, mudar peso, reordenar.
Despesa da obra nasce direto no contas a pagar da empresa
Uma despesa lançada na obra não é um registro paralelo que alguém repassa depois para o financeiro — ela nasce dentro do contas a pagar de verdade, com fornecedor, vencimento e plano de contas, usando o mesmo formulário que quem já lança despesa no financeiro conhece. Empresa, grupo e subgrupo de contas vêm pré-preenchidos a partir da obra; falta só fornecedor, histórico, vencimento e valor. Despesas recorrentes, como aluguel de equipamento, aceitam parcelamento automático, sequencial ou com valores diferentes por mês.
Contrato de fornecedor vira parcela automaticamente
O contrato com o fornecedor da obra registra o que foi combinado e transforma isso em parcelas dentro do contas a pagar, com vencimento e valor, em vez de ficar só no papel assinado. Para distribuir as parcelas, dá para lançar uma a uma, ou informar quantas parcelas existem e deixar a inteligência artificial distribuir valor e vencimento entre elas, com o total conferido contra o valor do contrato antes de salvar.
Um painel que responde orçado, executado e andamento sem abrir nada
O painel da obra reúne quatro números: o orçamento total, o executado (a soma do que já foi efetivamente pago), o andamento físico em percentual e o custo por metro quadrado. Orçamento e executado não são comparáveis direto — orçamento é o plano até o fim da obra, executado é só o que já saiu do caixa, então um orçamento cheio com executado baixo no início da obra é normal, não é economia.
Um gráfico com três curvas, orçado, realizado e projetado, ajuda a separar dois cenários parecidos: se o realizado corre abaixo do orçado mas o projetado acompanha, o atraso é de pagamento, não de obra.